Tips: クリアファイルで紙の資料を整理する
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(2013/10/17) 続・ユビキタスの街角から転記
20年ぐらい前に「超整理法」という書類整理手法が提案されてかなり話題になり、 現在も似た方法を利用している人は多いようだが 「超整理法」による書類の整理には以下のような問題がある気がする。
封筒にタイトルを書くのが面倒
封筒の中身が見えない
古いファイルを捜すのに時間がかかる
古いファイルの存在に気付かず同じファイルを作ってしまう可能性がある
封筒のサイズはA4より大きいのでA4用の棚で整理しにくい
計算機が充分普及した現在、 以下のような方法でもっと単純に書類の管理ができる気がする。
大きく番号を書いたA4クリアファイルに書類を入れる
クリアファイルを番号順に並べる
番号と中身の対応をファイルかWebに書いておく
これだけである。
これは非常に単純な方法であるが、以下のようなメリットがある。
ファイルにタイトルやキーワードを書く必要がない
大きさがA4に揃っているのでA4用の棚や文房具で整理しやすい
クリアファイルは中身を確認しやすい
テキスト検索すればどの番号のクリアファイルに何が入ってるかすぐわかる
番号順に並んでいるので、番号がわかればすぐ書類がみつかる
書類の属性などを沢山記述してかまわない (e.g. レシート/領収書/確定申告用/etc.)
とりあえずこの方法を導入したおかげで書類の整理がとても楽しくなった。 長続きするかどうかは不明だが、 しばらくこれで頑張ってみたいと思っている。
(2021年現在、この方法を続けている)