教務部の現場改革！ロイロノート・スクールが実現する業務効率化の秘策
学校の根幹を支えているにもかかわらず、担当となった先生の負担が大きくなりがちな教務のお仕事。
そんな教務部のお仕事の負担軽減をロイロノート・スクールで実現することができます。また、学校全体の校務負担軽減にもつながります。
多治見西高等学校附属中学校の小木曽先生と中京高校の宮島先生から、ロイロを使った、学校全体の働き方改革につながる具体的な事例をご紹介いただきました。
デジタル職員室で校内の情報を共有
話者 多治見西高等学校附属中学校 小木曽賢吾先生
紹介動画
デジタル職員室って？
多治見西では、日々の情報管理や連絡事項の共有を効率化するため、デジタル職員室を活用しています。
デジタル職員室を活用することで、校内の様々な情報を共有ノート上で確認することができます。
レイアウトを決めてわかりやすく
画面左側：「時間割」や「日ごとの連絡のカード」
画面右側：「長期間向けの連絡事項」や「学校全体向けの案内」や「年間計画」など
必要な情報が一目で確認できるようになっています。各情報はカード形式で管理され、カードの色分けにより「変更中」「調整中」「行事」などの状態が直感的にわかるよう工夫されています。
共有ノートの運用と権限管理
共有ノートは、編集権限を「閲覧のみ」「書き込み」など、個別の先生に設定することができます。
多治見西高等学校附属中学校では、共有ノートの管理者権限を担当者（主に教務部長）が持ち、その他の先生方は閲覧のみとすることで、誤操作による情報の改変を防いでいます。
参考リンク 共有ノートの基本的な使い方
時間割変更のリアルタイム更新
デジタル職員室の大きなメリットは、紙での変更通知に比べ、リアルタイムでの情報更新が可能な点です。そのため、情報共有が難しく、トラブルにつながることもある時間割変更もスムーズに全体に共有することができます
各時間の内容が1枚1枚のカードになっているため、時間割変更になった場合は授業担当者が教務部担当に申し入れをして、教務部担当者がカードを入れ替えるだけで、時間割変更の管理・全体への周知が完了します。
これにより、従来のように紙を印刷・配布する手間が省かれ、先生方は常に正確な情報を元に業務を進めることができます。
また、ノートのコピーの機能を使うことで過去の時間割や連絡事項を別のノートに保存して、教務部担当のみが見れる状態にすることもできるため、過去の履歴も簡単に閲覧することができます。
参考リンク ノートをコピーする方法
職員会議・部署ごとの打ち合わせでの活用
多治見西高等学校附属中学校では、定例の会議資料もロイロノート・スクール上で管理しています。
各会議の前に必要な資料を共有ノートにアップロードし、参加者が事前に内容を確認できるようにしています。会議当日も必要な情報が一覧で見えるため、会議中に資料を探す手間が省かれます。
共有ノートは閲覧可能な人を制限することができるため、「教務部」「学年」といった、特定のメンバーを対象とした情報共有にも利用できます。
ロイロでは、生徒が入ることのできない授業を作成できるため、職員間での情報共有にもご利用いただけます。
参考リンク 職員会議用の授業の作り方
入試・定期試験での運用
話者 中京高等学校 宮島あゆみ先生
紹介動画
入試・定期試験での情報共有もロイロでスムーズに
中京高等学校では、入試や定期試験の運営にロイロノート・スクールが活用されています。
緊急を要することが多く、失敗が許されず、煩雑になりがちな入試・定期試験での情報共有をロイロノートで行っている事例についてお話しいただきました。
入試での先生方向けの情報整理・集約
試験実施要項、試験監督の割り振り、試験会場の案内など、入試の実施には、たくさんの情報を先生方に共有する必要があります。
そこで、中京高校では、そういった入試に必要な情報を1つの共有ノートにまとめ、各担当者がコピーして利用できるようにしています。これにより、紙媒体での情報伝達に伴う混乱や誤配布のリスクが大幅に低減されています。
入試中の緊急連絡・出欠報告もロイロで簡単に
入試中の出欠報告・緊急連絡もロイロで簡単におこなうことができます。各試験会場の先生方は各会場ごとの出欠情報をロイロのカードに記入し、提出箱に提出することで出欠報告が完了します。
また、受験生の体調不良など緊急事態が発生した場合にも、連絡カードに記入し、提出することで本部が緊急情報を集約することができます。
定期試験でも共有ノートに情報集約
定期試験の際にも、試験監督や試験時間割など必要な情報を共有ノート上に集約します。
従来は書類などで告知していた内容を共有ノート上に集約することで全体への周知がスムーズになるとともに、試験監督の変更などがあった場合でも速やかに情報が更新・共有されるようになりました。
定期試験中の緊急事項は提出箱に集約
定期試験中の生徒の体調不良や、スマホの使用など、緊急事項に関する情報もロイロの提出箱に提出されます。
全教室の情報が提出箱に集約されるため、問題があった教室に教務部員が直行するなどの業務負担を軽減することができました。
