（東京都看護協会）印刷代・紙代のコスト削減と資料準備の業務負担軽減【実践事例】

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教育委員会（以下 委員会とする）では、看護職の資質向上・キャリア開発に関する継続教育としての研修プログラムを立案・企画・評価を行っている。年間100科目前後の研修について、研修開催の翌月に委員会で評価を行う。研修は事務局5人のメンバーで分担し、それぞれが担当した科目について研修記録を作成する。評価に用いる資料は、科目ごとに研修記録A4サイズ用紙2枚、研修終了時アンケート集計結果A4用紙1枚の計3枚である。これを委員会構成員13名分準備する。委員会に先立ち、事務局で事前打合せする際に、同様の資料をメンバー6人分印刷し使用していた。年度に10回開催する教育委員会にロイロノートスクールを導入することで、事務局の事前打合せ、ならびに教育委員会にてペーパーレス会議の実現ができた。印刷代・紙代などのコスト削減、資料準備の業務負担軽減による業務効率化がはかれた。

あらかじめ、資料箱には事前打ち合わせのフォルダを作成しておく。

研修開催後に作成されたExcelファイルの研修記録・研修終了時アンケートをPDFに変換して、パソコンから資料箱にアップロードする。

タブレットで、資料箱から、PDFのカードをノートに取り出して、開催日順にカードをつなげる。開催月・研修種別にテキストカードを追加したりして分類しておく。

事前打ち合わせに参加するメンバーに［送る］アイコンにつなげたカードを入れ、送信しておく。

当日の日付のノートを作成して、［送る］アイコンのタイムラインから打合せ資料のカードを自分のノートに持ちだす。研修の内容や評価について共有しながら、追加や修正がある場合は、手書きツールで書き加えておき、打合せ終了後、担当者がExcelファイルを加筆修正する。加筆修正されたExcelファイルは、再度PDFに変換して資料箱内のファイルと置き換えておく。

事前打合せと同様に、カードの作成・連結、委員メンバーへの送信をしておく。

委員会では、カードの順番に沿って、事務局の担当者が報告し、企画内容の妥当性、次年度の継続等を検討する。

従来、委員会で共有される資料は、印刷して配布されている紙資料を見るという形であった。そして、委員は資料を持ち帰り、保管しておく必要があった。

ロイロノートで、PDF化した資料は、委員がどこにいてもPCやタブレットで資料を確認することが可能となった。これにより、資料がかさばることもなく、保管する手間やスペースも不要となった。

また、委員会当日に欠席した委員に資料を郵送する手間とコストも削減することが可能となった。