社内Wikiとは？定義と基本的な役割
社内Wikiとは、会社の中で知識や情報を整理して、みんなが簡単にアクセスできるオンライン上の社内情報の集積場です。
社員一人ひとりの経験やノウハウを社内Wikiで共有することで、業務がスムーズになり、時間の節約やミスの減少にもつながります。ここでは、そんな社内Wikiの基本についてわかりやすく解説します。
情報共有ツールとしての役割
社内Wikiは、企業内の知識やノウハウを効率的に蓄積し、共有するためのツールです。例えば、新しいプロジェクトの進め方や社内ルールなど、必要な情報を誰もがすぐに確認できる場所を提供します。
多くの人が同時に使えるため、最新の情報を常にみんなで共有できるのも大きなメリットです。このように、社内Wikiは社内コミュニケーションを円滑にし、業務のスピードアップに貢献します。
他の情報共有ツールとの違い
社内Wikiと似ている社内用のツールとしてチャットツールやファイル共有ツールが挙げられますが、使い方が異なります。
チャットツールはchatworkやslackなどのことで、その場での会話や連絡に便利ですが、情報が流れやすく後で探しにくいことが欠点です。ファイル共有ツールはDropboxや、Google driveのようなもので、資料のやり取りに便利ですが、どこに何があるか把握しにくいこともあります。
その点、社内Wikiは情報を整理して保存し、誰でも後から簡単に探せるようにするためのツールです。
社内Wikiが必要とされる理由
社内Wikiは業務の効率が上がらない、情報をうまく管理できていないという際に最適な解決策です。
例えば、新入社員が毎回入るたびに同じような質問が何度も出てくるような場合に、社内Wikiに答えを記載しておけば、会社に慣れていない人でもいつでも誰でも確認できます。これにより、時間を節約でき、問題解決も早まります。
さらに、社内Wikiを使うことで、社員の知識が分散したり特定の人に集中せず、誰でも簡単に必要な情報にアクセスできるようになります。これにより、仕事の属人化も防ぎやすくなります。
社内Wikiを導入する5つのメリット
社内Wikiを導入すると、組織内での情報共有が格段に効率化され、業務の透明性や生産性が向上します。
新人教育のコスト削減や、チーム全体での協力体制が強化されるなど、導入には多くのメリットがあります。ここでは、具体的なメリットについて詳しく見ていきましょう。
情報共有の効率化：ナレッジの一元管理と迅速なアクセス
社内Wikiを導入することで、組織内の情報が一元管理されます。従業員は必要な情報を即座に検索し、いつでもどこでもアクセスできるため、情報を探す時間が大幅に削減されます。
特に、多くのドキュメントやナレッジを管理する企業にとっては、効率的に情報を共有できる環境が整い、業務のスピードが格段にアップします。また、社内Wikiで検索機能を使えば情報の最新バージョンにすぐにアクセスできるため、ミスや混乱を防ぐことができます。
属人化防止：個々のノウハウをチームで共有
業務の属人化は、特定の社員に業務が集中することで、退職や異動時に知識が失われるリスクを伴います。社内Wikiを活用することで、個々のノウハウや経験がチーム全体で共有され、誰でもその情報にアクセスできる体制が整います。
これにより、業務が特定の人物に依存することなく、スムーズに進められるようになります。結果として、業務の標準化と一貫性が保たれ、業務プロセスがスムーズになります。
業務の透明性向上と生産性アップ
社内Wikiを使えば、業務の進捗状況やプロセスが明確になり、透明性が向上します。プロジェクトの進行状況や決定事項が共有されるため、誰でも現在のステータスを確認でき、無駄な質問ややり取りが減少します。
この透明性が組織全体に浸透することで、情報の伝達ミスが少なくなり、社員の生産性も向上します。
新人教育と人材育成コストの削減
社内Wikiは、新人教育にも非常に有効です。業務マニュアルやFAQをWikiに集約することで、新入社員が自ら情報を探して学べる環境を提供します。これにより、教育担当者の負担が減り、研修コストが削減されます。
また、社内Wikiに掲載された情報が常に最新であれば、教育内容も自動的にアップデートされるため、効率的な教育が可能です。
コラボレーション強化：チームの共同作業を促進する
社内Wikiは、チーム全体でのコラボレーションを促進するツールとしても優れています。導入する社内Wikiが複数の従業員が同時にドキュメントを編集できるものであれば、リアルタイムで情報を共有できるため、業務の効率が向上します。
特に、異なる部門やリモートワークを行うチームメンバー間での情報共有が簡単になり、チーム全体の協力体制が強化されます。これにより、プロジェクトがスムーズに進行し、業務全体の成果が向上します。
社内Wikiの導入プロセスと運用のポイント
社内Wikiを最大限に活用するには、適切な導入プロセスと持続的な運用が不可欠です。
目的の明確化やルールの策定に加えて、情報の更新や従業員のモチベーション向上策など、導入後の運用にも気を配る必要があります。
ここでは、社内Wikiの導入から効果的な運用に至るまでの具体的な手順を紹介します。
導入前の準備：目的と共有範囲の明確化
社内Wikiの導入に際して、まずは目的と共有範囲を明確に設定することが大切です。社内Wikiを通じて解決したい業務課題や、どの範囲で情報を共有するかを事前に定めることで、スムーズな運用が実現します。
例えば、全社員がアクセスできる範囲を設定するのか、それともプロジェクト単位での限定的な情報共有にするのかを決めておくと、後の運用が円滑になります。事前に目的がはっきりしていれば、後で導入効果を測定して効果検証することも簡単になります。
継続のためのルール作り：シンプルで効果的な運用
運用を長期的に維持するためには、誰でも簡単に使えるルールを作ることが重要です。ルールは複雑すぎると使いづらくなるため、シンプルでわかりやすいものにしましょう。
例えば、「新しい業務プロセスが発生した場合は必ずWikiに記載する」「重要な更新は月に1回確認する」といった基本ルールを設定します。
また、更新や編集の権限を明確にしておくと、情報の整合性が保たれます。これにより、従業員全員が常に最新の情報にアクセスでき、ナレッジの蓄積が円滑に行われます。
社内への浸透方法：推進チームとインセンティブ制度
社内Wikiの導入初期においては、専任の推進チームを立ち上げ、Wikiの活用方法を社員に伝えることが重要です。このチームが中心となって情報の投稿・更新を行い、全社にその使い方を定着させます。
インセンティブ制度を導入することも、従業員が積極的に利用するための有効な手段です。たとえば、特に優れたコンテンツを作成した社員を表彰したり、ポイント制度を取り入れることで、社員のモチベーションを高め、ナレッジ共有の文化を浸透させます。
失敗を防ぐための工夫：情報の更新と定期的なレビュー
社内Wikiが形骸化する主な原因は、情報の更新が行われなくなることです。定期的に情報を精査し、更新するための仕組みを導入することで、常に新鮮な情報が保たれます。
特定のチームに情報の精査と更新の責任を持たせることで、情報が古くなるのを防ぐと同時に、社内Wikiの信頼性を維持できます。
また、定期的なフィードバックを従業員から集め、改善点を反映させることで、運用の質を向上させることができます。これにより、社内Wikiは長期にわたって効果的に活用され続けます。
社内Wikiツールの選び方のポイント
社内Wikiツールを選定する際には、自社の規模や業務ニーズに合ったツールを選ぶことが非常に重要です。
クラウド型かオンプレミス型か、必要な機能は何かを明確にすることで、最適なツールを選び、効率的なナレッジ管理と情報共有を実現できます。ここでは、選定基準とおすすめのツールを紹介します。
クラウド型とオンプレミス型の選定基準
社内Wikiツールにはクラウド型とオンプレミス型の2種類が存在します。自社のセキュリティ要件や業務の特性に応じてどちらを選ぶべきかを判断することが大切です。
クラウド型は手軽かつ比較的安価に導入でき、メンテナンス不要で柔軟に利用できますが、インターネットを介するためセキュリティには注意が必要です。
一方、オンプレミス型は自社のサーバーで運用するため、カスタマイズ性やセキュリティを高く保てますが、導入時の設計や運用コストは大きくかかります。
必要機能の確認：検索機能、権限管理、セキュリティ要件
社内Wikiツールを選ぶ際には、効率的な検索機能と権限管理機能が不可欠です。大量の情報の中から必要なナレッジを素早く検索できるかどうか、またユーザーごとにアクセス権限を細かく設定できるかを確認しましょう。
特にクラウド型ツールを使用する場合、セキュリティの強化策として2段階認証やデータ暗号化などの機能が備わっているかがポイントです。これにより、情報の安全性を確保しつつ効率的な運用が可能になります。
社内Wikiに必要なセキュリティ対策とアクセス管理
社内Wikiを導入する際には、情報を適切に守るためのセキュリティ対策が不可欠です。業務に関する重要な情報や機密データを扱うことが多いため、セキュリティ要件を満たすツールを選び、アクセス権限の管理や認証機能を適切に設定することが大切です。
ここでは、セキュリティを強化するための選定基準や具体的な対策について解説します。
セキュリティ要件を満たす社内Wikiの選定基準
社内Wikiを選定する際には、まずセキュリティ要件が満たされているかを確認する必要があります。
クラウド型のツールであれば、データの暗号化やログイン時のセキュリティ機能が備わっていることが重要です。また、企業のセキュリティポリシーに準拠したツールを選ぶことで、情報漏洩のリスクを最小限に抑えることができます。
加えて、システムの運営企業の信頼性や、提供されているサポート体制も確認しておくと良いでしょう。セキュリティの高いツールを選ぶことで、社内の重要情報を守りながら効率的なナレッジ共有が可能になります。
アクセス権限管理と情報の保護方法
社内Wikiの中には、すべての従業員がアクセスしても問題ない情報もあれば、特定のチームや役職の人だけが見るべき機密情報もあります。こうした情報の保護には、アクセス権限管理が重要です。
具体的にはユーザーごとに、どの情報にアクセスできるかを細かく設定できる機能が必要です。例えば、管理者は全ての情報にアクセスできる一方で、一般ユーザーは自分の関係するプロジェクトに限定して閲覧できるように設定できます。
このように、権限を細かく管理することで、情報漏洩のリスクを防ぎ、必要な人にだけ情報が共有される環境を整えることができます。
SSOや2段階認証などの安全性強化策
社内Wikiのセキュリティをさらに強化するためには、SSO（シングルサインオン）や2段階認証などの認証機能を利用することが効果的です。
SSOを活用すれば、複数のアプリケーションに同じIDとパスワードでログインでき、管理の効率が向上します。これにより、ユーザーが複数のパスワードを覚える必要がなくなり、パスワード漏洩のリスクも低減されます。
また、2段階認証では、IDとパスワードに加えて、追加のセキュリティ要素を使って本人確認を行うため、不正アクセスを防ぐ効果があります。これらの対策を組み合わせることで、社内の情報をしっかりと守ることができます。
社内Wiki おすすめツール紹介5選
社内Wikiツールを選ぶ際には、業務内容や規模に適したツールを選ぶことが重要です。必要な機能や要件を満たすツールを選定することで、効率的なナレッジ共有が可能になります。ここではおすすめの社内Wikiツールを紹介します。
※掲載されている情報は2024年9月時点の内容です。
Helpfeel Cosense
- 提供元: Helpfeel株式会社
- サービスサイト: https://cosen.se/product
- 商品特徴:
- 10万を超える膨大なドキュメントの中からでも迅速に関連情報を見つけ出せるため、社内Wikiの活用を促進。
- ドラッグアンドドロップやコピーアンドペーストで画像や動画、地図を添付できるなど、直感的な操作により誰でも利用しやすい
- 世界最高水準のデータセンターや、外部の脆弱性検索による常時監視など、セキュリティ対策も取られているため、安心して利用できる
- 料金形態:
- 無料プランあり
- 有料プランは月額1,000円/ユーザーから
- 関連サービス:
- Helpfeel cosenseの機能を内包した社内FAQシステム「Helpfeel Back office」で検索性を強化し、社内問い合わせを削減することができる
Notion
- 提供元: Notion Labs, Inc.
- 商品特徴:
- 海外を中心に利用されているドキュメント管理やタスク管理を一元化できる情報管理ツール。
- カスタマイズ性が高く、プロジェクトやタスク管理、ナレッジの共有、共同作業がしやすい。
- 小規模から大企業まで幅広く利用可能。
- 料金形態:
- 無料プランあり
- 有料プランは月額1,650円/ユーザーから
NotePM
- 提供元: 株式会社プロジェクト・モード
- 商品特徴:
- 使いやすいインターフェースと幅広い種類のファイル形態にも適用可能な検索機能を備えたナレッジ共有ツール。
- ドキュメント管理やマニュアル作成に特化しており、シンプルで導入しやすいのが特徴。
- 料金形態:
- 30日限定無料トライアルあり
- 有料プランは月額4,800円/ユーザー8名までから
Confluence
- 提供元: Atlassian
- 商品特徴:
- 大規模なプロジェクト管理や情報共有に最適なWikiツール。
- プロジェクト管理機能が充実しており、チーム全体での共同作業を円滑に進められる。
- 柔軟な権限管理機能が特徴。
- 料金形態:
- 無料プランあり
- 有料プランはチーム規模によって価格変動
Qiita
- 提供元: Qiita株式会社
- 商品特徴:
- エンジニア向けに特化したナレッジ共有ツールで、Markdown対応。
- 技術情報の管理や共有に最適で、チームでのナレッジベースの構築が可能。
- 料金形態:
- 無料トライアルあり
- 月額500円/ユーザーから
社内の情報共有に社内FAQという選択肢も
社内での情報共有やナレッジ管理を考える際、社内Wikiはよく検討される選択肢ですが、もう一つ有効な手段として社内FAQがあります。ここでは、社内FAQの役割とその導入メリットについて詳しく解説します。
社内FAQとは？その役割とメリット
社内FAQは、日常業務の中で繰り返し出てくる質問や問題をあらかじめ解決するためのシステムです。これにより、従業員が質問をする前に自ら解決できる環境が整い、問い合わせの負担が軽減されます。
特に、新人社員や異動者が多い職場では、業務に関する基本的な質問が頻繁に発生しますが、FAQを活用することでその対応時間を大幅に短縮できます。また、社内FAQがしっかり機能していると、ナレッジが一貫して管理され、情報の質も向上します。
▼社内FAQについてはこちらで詳しく解説していますので併せてご覧ください。
社内Wikiと社内FAQの使い分け
社内Wikiは広範な情報を蓄積・共有するためのツールであり、長期的なナレッジ管理に適していますが、社内FAQは特定の問題解決や質問への対応に特化しています。
例えば、社内Wikiはプロジェクトの進行状況や業務フローの詳細な情報を共有するのに適しており、社内FAQはよくある質問や迅速に解決するべき問題に対応します。これにより、情報の一元管理と迅速な対応を両立でき、従業員の生産性が向上します。
社内Wikiと社内FAQの機能が分離しているものもあれば、1つのシステムで集約されるタイプのものもあります。
社内FAQ導入による成功事例
・業務マニュアルの集約による教育コスト削減
パーソルプロセス＆テクノロジー株式会社では、多岐にわたる業務フローを担当する従業員向けに、業務マニュアルの作成と教育コストに課題を抱えていました。
社内FAQを導入し、業務マニュアルを集約した結果、新入社員のトレーニングが効率化され、教育にかかるコストを大幅に削減することができました。従業員自身がFAQを活用することで、自主的に問題を解決できる体制が整い、業務効率が大きく向上しました。
・部門間情報共有とナレッジ最大活用
デジタル・アドバタイジング・コンソーシアム株式会社 (DAC) では、部門ごとに情報が分散しており、ナレッジ共有に課題がありました。社内FAQを導入したことで、全社的なナレッジを一元管理し、各部門が必要な情報に迅速にアクセスできるようになりました。
特に、部門間での問い合わせが減少し、時間の節約やコミュニケーションの円滑化に大きく貢献しています。これにより、ナレッジの最大活用が可能になり、業務の生産性が大幅に向上しました。
社内の情報共有・社内問い合わせに課題感があるなら
社内での情報共有に関して課題を感じている方には、社内FAQの導入が大きな解決策となる可能性があります。
社内FAQシステムを提供する「Helpfeel」は、高精度の検索機能と簡単にナレッジを作成できる機能を備え、迅速で効果的な情報共有を実現します。
HelpfeelはメールやPDF、メモ書きからAIを活用してナレッジを自動生成し、従業員の質問に対して迅速に最適な回答を提示することができる優れたツールです。
特許技術の検索機能が強力で、従業員は簡単に必要な情報にアクセスできるため、業務効率化に貢献します。社内FAQを導入することで、情報の管理がしやすくなり、業務のスピードがさらに向上します。
▼さらなる詳細や具体的な導入事例については、Helpfeelのサービス資料をぜひダウンロードしてご確認ください。
