社内Wikiの作り方7ステップ
最初に、社内Wikiを作るための7ステップを紹介します。
- 目的を明確にする
- 作成ツールを選ぶ
- ナレッジを収集・分類する
- ページを作成する
- ユーザーの利用権限を設定する
- 社内研修を実施する
- 定期的に更新する
それぞれのステップを確認し、社内Wikiを作る際の参考にしてください。
▼社内Wikiについて詳しく知りたい方は、こちらの記事をご覧ください。
1. 目的を明確にする
社内Wikiを作るときには、まず、目的を明確にする必要があります。社内Wikiにはさまざまな使い方があり、目的が不明確だと「どのように活用するべきか分からない」と社員が混乱する原因になるためです。
例えば、社内Wikiの導入には以下のような目的が考えられます。
- 社員が社内のルールや規定を把握しやすい環境を作る
- 社内の知識やノウハウを一元管理し、必要な情報を効率的に検索できるようにする
- 成功事例や最善の手法をチーム間で共有する
明確な目的を提示すれば、社員はどのように社内Wikiを活用すべきかイメージしやすくなるでしょう。
2. 作成ツールを選ぶ
情報の整理や管理を行う際は、専用の社内Wiki作成ツールを活用するのがおすすめです。作成ツールには情報を適切に扱うための機能が搭載されているため、運用開始をスムーズに進めることができます。
社内Wikiの作成ツールにはさまざまな種類があるため、自社の目的や組織規模に合うものを選びましょう。
また、優れた検索機能を備え、膨大なデータから効率的に必要な情報を見つけられるツールであることも大切です。
そして、ITツールの操作に慣れていない社員がいる企業も少なくありません。全社員が使用することを考慮し、誰でも簡単に操作できるツールを選びましょう。
3. ナレッジを収集・分類する
目的に合わせ、社内Wikiに登録するナレッジを収集します。今までマニュアル化されなかったノウハウや社内ルールなど、必要な情報を全て集めることが重要です。
ナレッジの収集が終わったら、カテゴリーごとに分類し、社内Wikiに登録します。分類のポイントは、最短で必要な情報にたどり着けるようにすることです。
タグや階層を活用してナレッジを分類すれば、誰もが分かりやすい社内Wikiを作成できるでしょう。
適切に分類できていないと「必要な情報が全く見つからない」「新しい情報をどこに登録すべきか分からない」といった混乱が生じる可能性があるため、注意してください。
4. ページを作成する
各ページに情報を記載する際は、下記の項目を意識するのがポイントです。
- 正確であること
- 最新であること
- 具体的であること
社内Wikiに誤情報や古い情報があると、間違ったナレッジが共有されてしまうため、事前に情報を精査する必要があります。具体的かつ簡潔に情報を整理し、誰もがすぐに理解できる内容にすることも重要です。
また、文字だけのページは読みづらく、ユーザーの理解度が下がる可能性があります。動画や画像、図表を使い、視覚的な分かりやすさを意識するとよいでしょう。
作成したページは定期的に見直し、最新情報を更新するようにしてください。
5. ユーザーの利用権限を設定する
セキュリティ対策のため、ユーザーの利用権限を設定する必要があります。ページの閲覧・編集権限を決め、情報漏えいや不正アクセスを防ぐことが大切です。
例えば「一般社員はページの閲覧のみ可能」「社内Wiki関連部署の社員は編集が可能」など、特定のユーザーに利用権限を与えることでセキュリティを確保できます。
ただし、社内Wikiはユーザー同士が情報を編集・更新・閲覧することで、本来の目的を達成できるものです。権限の設定が細かすぎると、自由に編集・閲覧できなくなり、利用率が下がる可能性があります。
厳しすぎる利用権限はかけず、ルールを決めた上で、ある程度の自由を持たせると良いでしょう。
6. 社内研修を実施する
社内Wikiを適切に使用してもらうために、研修を実施します。社内Wikiの基本的な使い方を学習してもらうことに加え、マニュアルも提供すべきです。
マニュアルには、具体的な操作方法や想定される質問をまとめたFAQなど、研修後に分からないことがあった場合に役立つ内容を組み込みましょう。
また、定期的にトレーニングセッションを繰り返し、社内Wikiに対する知識を深めてもらうことも大切です。社員からの疑問や問題にすぐ答えられるよう、運用チーム内のサポート体制を整えておくとよいでしょう。
7. 定期的に更新する
社内Wikiは定期的に更新し、ページに記載した内容の見直しや修正、新情報の追加を行うことが重要です。
特に、社内ルールや業務フローの追加・変更など、業務に影響を及ぼしやすい項目は迅速に更新しましょう。社員から届いたフィードバックをもとに、改善点を洗い出して修正を加えれば、さらに利便性を高めることができます。
更新の抜けや漏れを防ぐには、関連部署で更新担当者を決め、スケジュールをあらかじめ設定しておくのがおすすめです。事前にスケジュールが決まっていれば、更新を忘れて古い情報が放置されるのを防げます。
社内Wikiの作り方と運用のポイント
ここでは、社内Wikiの作成・運用で意識したい4つのポイントを紹介します。
- 検索性を重視する
- 情報を一元化する
- 運用ガイドラインを策定する
- 社員の活用を促す
それぞれを踏まえた上で、社内Wikiを導入してください。
検索性を重視する
誰もが使いやすい社内Wikiにするためには、検索性を重視することが大切です。登録情報が多くなるほど、必要な情報を探し当てるのが難しくなるため、検索性の低い社内Wikiだと利用率が下がる可能性があります。
検索しやすい環境を整えておけば、スムーズに情報を引き出せるようになり、利用率向上につながるでしょう。
例えば、社員が検索に使用するキーワードを分析し、頻発キーワードと対応コンテンツをひもづける方法があります。タグやフォルダで情報を整理し、検索しやすい内容に整えるのも効果的です。
また、高い検索精度を備えたツールを活用することで、利便性を上げることも方法の1つです。
情報を一元化する
部署ごとに情報の保存場所や整理方法を変えると情報共有が困難になるため、社内Wikiに情報を一元化する必要があります。他のツールで管理している情報は、全て社内Wikiにまとめて集約しましょう。
また、社内Wikiに情報をまとめる際のルールを決めることも大切です。例えば、議事録を社内Wikiに保存する場合、部署Aは「議事録フォルダ」に、部署Bは「資料フォルダ」に保存してしまうと全ての議事録をまとめて確認できなくなります。
スムーズな情報共有を実現するために、保存場所やフォルダの分け方、ファイル名の付け方などのルールを定め、マニュアル化しておくのがおすすめです。
運用ガイドラインを策定する
運用ガイドラインが策定されていないと、以下のような問題が起きやすくなります。
- どのようなケースで情報を編集・更新してよいか分からない
- どうやって情報を分類すればよいか分からない
- 何を記載すればよいか分からない
- 新たに追加すべき情報をどこに保存するのか分からない
- そもそも自分が編集してよいのか分からない
上記の問題を解決できるガイドラインがなければ、社内Wikiの利用率が下がりやすくなります。
編集に適したタイミングや分類方法、記載内容をまとめたテンプレート、編集権限などを示したガイドラインを作り、社内に周知してください。
社員の活用を促す
社内Wikiは、社員に活用してもらうことで情報共有の効果を発揮できます。しかし、社員によっては「操作が面倒」などの理由で社内Wikiを活用してもらえない場合もあるでしょう。
「社内研修で効果を知ってもらう」「ルールを決め、社内Wikiの編集・更新を業務ルーティーンに組み込む」などの工夫が求められます。
社内Wikiの情報が更新された際に、他の社員がリアクションを付けられる仕組みを作るのも効果的です。
更新のたびに社内Wiki上でのコミュニケーションが活発化すれば、編集・更新を行う社員のモチベーションが上がり、他の社員に活用してもらえる機会が増えるでしょう。
社内Wikiの作成前に収集すべき情報
社内Wikiを作る前には、下記の4つの情報を収集する必要があります。
- 業務マニュアル
- 就業規則や社内ルール
- よくある質問・回答
- 会議の議事録や日報
必要な情報を集め、社内Wikiに取り入れてください。
業務マニュアル
社内Wikiによる業務マニュアルの共有には、属人化の予防や業務内容の安定化などのメリットがあります。
単に作業のやり方を示すだけでなく、それぞれの業務で生かせるノウハウも盛り込むことでパフォーマンス向上につなげられるでしょう。
例えば営業チームの場合、以下のようなノウハウが役立ちます。
- 効果を期待できる営業手法
- 営業の失敗例と分析結果
- 好印象を与えるメールのテンプレート
各チームで役立つノウハウを集約し、マニュアルに記載しましょう。ただし、マニュアルは業務の指針となるため、むやみに改変を加えると混乱を招く可能性があります。
「全員が閲覧できるが、編集は特定の担当者のみ許可する」といったように編集権限を設定し、トラブルを事前に防ぐことが大切です。
就業規則や社内ルール
労働基準法において、常時10人以上の従業員を使用する事業所は就業規則の作成が義務づけられています。
作成した就業規則は従業員に周知する必要があるため、社内Wikiを活用して共有することをおすすめします。
また、以下のような社内ルールも社内Wikiにまとめるとよいでしょう。
- オフィスルール：オフィス設備の使い方やセキュリティ対策など、オフィスで働くための基本ルール
- 有給休暇ルール：有給休暇の取り方や申請方法に関するルール
- 経費精算ルール：経費として許可される支出や申請方法に関するルール
業務に必要なルールを社内Wikiに掲載することで、関係部署への問い合わせ削減につながります。
よくある質問・回答
よくある質問と回答を社内Wikiにまとめておくと、社員の自己解決を促進できます。まずは、人事部や経理部などの社内からの問い合わせが多い部署に、どのような質問が多いのかをヒアリングしましょう。
収集した情報をもとに頻発する質問と回答をまとめ、社内Wikiに情報を記載すれば、関係部署に問い合わせをする必要がなくなります。問い合わせに対応する時間が減ることで、担当者は他の業務に集中しやすくなるでしょう。
よくある質問・回答は、定期的に更新し、内容をブラッシュアップすることが大切です。新たに寄せられた質問があった場合は適宜追加し、充実度の向上を図りましょう。
会議の議事録や日報
会議の議事録や日報を社内Wikiに保存するのも効果的な方法です。「どういった話し合いが行われたか」「どういった決定が下されたか」「決定に至るまでに、どのような経緯があったか」など、部署内で共有すべき情報を社内Wikiにアクセスするだけで確認できるようになります。
また、部署内だけでなく他部署にも議事録を公開することで、各部署の状況をお互いに確認できるのもポイントです。
社内Wikiを通じて相互コミュニケーションが活発化すれば、部署をまたいだプロジェクトの企画・進行につながる可能性もあるでしょう。情報の透明性が高まり、部署間の連携が促進される効果が期待できます。
社内ナレッジ共有・検索ツールには「Helpfeel」の導入がおすすめ
社内情報の共有ツールを導入する際は、社内ナレッジ共有・検索システム「Helpfeel」がおすすめです。社員からよく寄せられる質問やマニュアルを集約し、常に最新情報を共有できます。曖昧な表現や誤字にも対応し、必要な回答を迅速に提示するため、問い合わせ件数の大幅削減が可能です。
過去には、導入翌月に問い合わせ件数が25％減少した事例もあります。
社内ナレッジ共有・検索ツールを活用し、情報の一元化・共有を行いたい場合は、ぜひHelpfeelの導入を検討してみてください。
まとめ：活用度の高い社内ナレッジ共有・検索の仕組みを作りましょう
社内Wikiで情報を一元化すると、業務の効率化や属人化の予防、組織パフォーマンスの向上などが期待できます。
社内Wikiの効果を発揮するためには、社員に活用してもらう仕組みを作ることが大切です。社内研修を行ったり、運用ガイドラインを作成したりして、社員に周知しましょう。
情報の蓄積と共有を継続することで、ナレッジが組織の力となり、より強いチームづくりにつながります。まずは、自社に合った社内Wikiの運用方法を検討し、ナレッジ共有の第一歩を踏み出してみてください。
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