「問い合わせ時に備えて、雇用保険被保険者証に関する、想定問答を把握しておきたい」
Q1. 雇用保険被保険者証とは？
雇用保険被保険者証とは、労働者が雇用保険に加入した際に発行される証明書のことで、ハローワークから事業主を通じて交付されます。在職中に使用する機会はほぼないので、多くの場合、紛失防止の観点で本人には手渡さず、会社で保管し、退職する際に本人に返却されます。
Q2. 雇用保険被保険者証には何が記載されているのですか？
雇用保険被保険者証には、被保険者番号、氏名、生年月日が記載されています。
被保険者番号はひとりにひとつ割り当てられるもので、再就職をする際も同じ番号が引き継がれます。
被保険者番号の管理はハローワークが行っており、個人情報保護の観点から、番号をもとに被保険者の職務経歴を照会することはできません。
上の画像は、事業主を通じて交付される雇用保険被保険者証のサンプルです。左側の「雇用保険被保険者資格等確認通知書」には被保険者番号だけでなく、資格取得日や事業者名等も記載されています。ただし、被保険者通知用とあるように、本人が記載内容を確認するためのものであり、雇用保険被保険者証と切り離して保管しても差し支えありません。
※雇用保険被保険者番号についての詳しい解説は、下記のコラムをご覧ください。
Q3. 雇用保険被保険者証・離職票・離職証明書は何が違うのですか？
退職手続きに関連する書類として、雇用保険被保険者証のほかに、離職票があります。正式名称を「雇用保険被保険者離職票」といい、雇用保険被保険者証と混同されがちですが、まったく別物です。さらに、似た名称の書類として、雇用保険被保険者離職証明書、退職証明書もあり、混同しないように注意が必要です。
各書類の役割や必要な場面をまとめると、以下のようになります。
| 雇用保険被保険者証 |
|
| 雇用保険被保険者離職票 |
|
| 雇用保険被保険者離職証明書 |
|
| 退職証明書 |
|
Q4. 雇用保険被保険者証が必要なタイミングはいつですか？
入社する時
会社に入社した時は、雇用保険被保険者証を提出する必要があります。
ただし初めて就職する際は不要です。その理由は、会社が雇用保険の新規加入手続きを実施し、そのまま会社が保管するからです。
また、離職後、雇用保険に加入しないまま7年以上が経過した場合は、被保険者番号がハローワークのデータから抹消されており、新たに加入手続きが取られるため、過去の雇用保険被保険者証の提出は不要となります。
ただし、7年以上経過していることを確認するために、会社から提出を求められる可能性もあるため、確認用書類として保管しておくとよいでしょう。
離職する時
前述の通り、会社に入社する際は基本的に雇用保険被保険者証が必要で、この書類は、基本的に事業主が保管しています。そのため離職する際は、他の必要書類と併せて、雇用保険被保険者証を忘れずに受け取っておきましょう。そうすることで、転職先への入社手続きをスムーズに進めることにつながります。
失業給付金を受け取る時
雇用保険では、失業中に転職活動をするうえで生活に困らないよう、一定の条件を満たした場合に、基本手当（いわゆる失業給付）を支給しています。
この失業給付を受給する手続きにおいて、雇用保険被保険者証の提出が必須です。
失業給付の受給が開始した後も、4週間に1度、失業の認定（失業状態にあることの確認）を行う際に、雇用保険被保険者証を提出する必要があります。
教育訓練給付金を利用する時
「教育訓練給付金」とは、一定の要件を満たす人が、厚生労働大臣の指定にかかる教育訓練（資格講座など）を受けた場合に、その費用の一部をハローワークが給付するというものです。教育訓練給付金の対象となる講座は、厚生労働大臣に指定されており、簿記検定講座、社会保険労務士の資格取得講座など、さまざまな種類があります。
この「教育訓練給付金」の支給申請の際、雇用保険被保険者証が必要です。申請手続きは、本人の住所地を管轄しているハローワークにて、本人が行うことになっています。詳しい方法は住所地のハローワークに問い合わせてみてください。
Q5. 雇用保険被保険者証が不要・発行されないのはどのようなケースですか？
1.雇用保険の加入条件を満たさず、雇用保険に加入できなかった場合
雇用保険被保険者証は、雇用保険に加入していたことを証明する書類です。そのため、加入条件を満たしていない人には発行されません。
以下の場合は加入条件を満たしません。
- 1週間の所定労働時間が20時間未満の場合
- 雇用期間が31日未満の場合
- 昼間は学生の場合
多くの会社では、給与から雇用保険料が天引きされるため、給与明細を見れば加入の有無を確認できます。
2.公務員である場合
公務員は雇用保険の適用除外となります。雇用保険の代わりに、国家公務員退職手当法による退職手当があるからです。したがって、雇用保険被保険者証は発行されません。民間企業に転職する際に提出を求められることがあれば「公務員だったため、雇用保険に加入していなかった」旨を伝えましょう。
Q6.雇用保険被保険者証はどのように新規発行すればいいですか？
初就職や、離職後7年以上が経過してからの再就職の際は、雇用保険被保険者証が新規発行されます。そして多くの場合は、紛失防止の観点から本人には手渡さず、会社で保管されています。退職時に会社から返却されるので、退職時に受け取る書類のなかに、雇用保険被保険者証が含まれているか確認してください。
なお、厚生労働省は、雇用保険被保険者証の保管を本人が行うよう通達しています。在職中に使用する機会はほぼありませんが、自分で保管したい場合は、会社にその旨を伝えましょう。
Q7. 雇用保険被保険者証を紛失した場合どのように再発行すればいいですか？
雇用保険被保険者証を紛失した場合など、再発行が必要であれば、原則ハローワークで即日発行してもらえます。
再発行の手続きには以下が必要です。
- 顔写真つきの本人確認書類1点（運転免許証など）。または顔写真なしの本人確認書類2点（健康保険証＋住民票の写しなど）
- 退職した会社の名称、所在地、電話番号
- 印鑑（本人の署名でも可）
再発行の手続きは、ハローワークの窓口だけでなく、インターネットでの電子申請や郵送でも行えます。電子申請は24時間受け付けており、電子政府の総合窓口「e-Gov」からいつでも手続きが可能です。
なお、ハローワークで雇用保険被保険者証を再発行した場合、以下のような書式になります。
出典：ハローワーク「雇用保険の具体的な手続き」
雇用保険被保険者証の問い合わせも自己解決！社内FAQシステムHelpfeel
雇用保険被保険者証に関するよくある質問と回答を紹介しました。
雇用保険被保険者証についての問い合わせは、従業員が退職する度に発生する可能性があります。よくある質問と回答をまとめ、社内FAQとしていつでも参照できるようにしておけば、従業員は問い合わせをせずとも、スピーディーに自己解決することができ、担当部署の業務効率化にもつながります。
Nota株式会社が開発・提供しているFAQシステム「Helpfeel」は、検索ヒット率改善に特化しており、社内FAQシステムとして導入すれば、従業員の疑問をその場で解決できる仕組みが構築できます。契約後は、テクニカルスタッフを含む専任チームが手厚いサポートを行うため、システム関連の知識やノウハウがなくても、スムーズに導入、運用していただけます。
社内FAQシステムの導入をお考えの方は、ぜひお気軽にご相談ください。
従業員から来る同じような内容の問い合わせにお困りではありませんか？
圧倒的な検索ヒット率を誇る社内FAQシステムによって社内問い合わせ数を大幅に削減！
