ナレッジマネジメントを効率良く進めるためには、ツールの活用が効果的です。
しかし、ナレッジマネジメントツールにはいくつかの種類があり、機能や特長が異なるので、どのツールを選べばいいか迷っている方も多いのではないでしょうか。
本コラムでは、ナレッジマネジメントツールの種類や、選定ポイントを詳しく解説します。ぜひご参考にしてください。
ナレッジマネジメントツールとは
ナレッジマネジメントとは、個々が持っている業務に関する知識やノウハウ（＝ナレッジ）を組織全体で共有して、業務効率化や生産性向上をはかる手法です。
そして、ナレッジマネジメントを効率的に進めるために使われるツールを、ナレッジマネジメントツールと呼びます。ナレッジマネジメントツールを利用してナレッジを活用することが、業務効率化や生産性向上につながります。
ナレッジマネジメントについては、下記のコラムで詳しく解説しているのでご一読ください。
>>ナレッジマネジメントの意味を基礎から解説！実践手順や実例も紹介！
ナレッジマネジメントツールを導入するメリット
属人化の防止
業務知識や経験が全体共有されず個人のみで保有されたままだと、業務がブラックボックスとなり、属人化しがちです。属人化を防止するためには、ナレッジマネジメントツールを利用して、知識を社内で蓄積・共有するのが効果的です。
また、一人の担当者のみが業務に関する知識を保有していた場合、その社員が異動したり退職したりすると業務に関する知識ごと失ってしまうおそれがあります。業務の滞りと品質低下を防ぐためにも、ナレッジマネジメントツールを使って知識を蓄積し、担当者が変わってもこれまでと同じように対応できる環境を構築することが重要です。
生産性の向上
ExcelやWordなどのツールを使ってナレッジを蓄積することも可能ですが、手作業で情報を整理する必要があり、工数がかかります。また、蓄積したナレッジの中から必要な情報を見つけ出せない、情報へたどり着くのに時間がかかるなど、ナレッジを活用する場面での不便さが生じるケースが少なくありません。
その点、ナレッジマネジメントツールを利用すれば手軽に情報を蓄積できるうえ、多くの情報の中から必要な情報をスムーズに検索できるため、業務の生産性向上が可能となります。
人材育成での活用
ナレッジマネジメントツールの導入は、人材育成の効率化につながるというメリットがあります。たとえば、配置転換で社員が新しい業務に就く際、直接知識を伝えていると、教育に多くの工数が発生してしまいます。
ナレッジマネジメントツールを業務マニュアルとして活用すれば、社員が自ら検索して情報を得られるため、教育にかかる工数を削減できます。
ナレッジマネジメントツールの種類
ナレッジマネジメントツールは、大きく分けて3つの種類があります。
1.FAQツール
FAQはよくある質問を蓄積できるツールで、社員がわからないことを検索すれば解決策に関する情報へとたどり着けます。そのため、社員の教育工数削減や業務の効率化におすすめです。
2.社内wiki
社内wikiは業務に関する情報を社員が自ら書き込んでいく、社内専用のWikipediaのようなものです。社員が書き込み・編集できるため、多くの情報や最新の情報を蓄積できます。業務に関する情報の一元管理や、スピーディーな情報更新をおこないたいシーンでおすすめです。
3.社内SNS
社内SNSは主にコミュニケーションを目的としたツールですが、業務に関する情報共有にも利用できます。また、1対1のコミュニケーションが取れるため、社員同士のコミュニケーション促進や、部下のマネジメントにも利用できるなどのメリットもあります。
ナレッジ管理のためのデータベースについては、下記のコラムで詳しく解説しているのでご一読ください。
>>ナレッジベースとは？注目される理由、メリット、構築ツールを分かりやすく解説
ナレッジマネジメントツール選定のポイント
ナレッジマネジメントツールを選定する際に重要となるのは、検索性の高さです。どれだけ多くの情報を蓄積していても、必要な情報に検索でたどり着けないと意味がありません。そのため、スムーズに検索ができる「検索性」に重点を置いてツールを選ぶのがおすすめです。
また、専門知識が必要なく、使いやすいというのも重要なポイントです。ツール自体の操作が難しく、作成や編集に大きな工数がかかるようでは、ナレッジが蓄積されていきません。ツールを選ぶ際は、検索性の高さと、使いやすさを意識して選ぶのがおすすめです。
ナレッジマネジメントツール6選
Helpfeel
- 製品サイト：https://helpfeel.com/
- 開発・提供元：株式会社Helpfeel
- 種類 ：FAQ
- 機能・特長：
- 検索ヒット率98%を実現する独自技術「意図予測検索」が、ユーザーによって異なる検索語句を的確な回答へと導く
- 応答速度は従来の1,000倍となる0.001秒で、スピーディーな検索が可能
- FAQの立ち上げや既存コンテンツからの移行、利用状況の分析・改善アクションの提案など手厚い伴走体制が整っている
- 価格：個別見積
- デモ・トライアル：無料デモあり
COTOHA Chat ＆ FAQ
- 製品サイト：https://www.ntt.com/business/services/application/ai/cotoha-cf.html
- 開発・提供元：エヌ・ティ・ティ・コミュニケーションズ株式会社
- 種類 ：FAQ
- 機能・特長：
- 独自の意味検索エンジンが質問の意図を読み取り、高い精度での回答を実現
- ドキュメントを読解し回答する自動回答や、Microsoft TeamsのUI上でチャットやFAQを利用できるオプションが豊富
- 精度向上や利用促進に向けたサポート、FAQの利用状況を分析する機能を搭載
- 価格：初期費用0円、月額料金104,500円（税込）〜
- デモ・トライアル：有料トライアル月額料金55,000円（税込）〜
Scrapbox
- 製品サイト：https://scrapbox.io/
- 開発・提供元：株式会社Helpfeel
- 種類 ：社内wiki系
- 機能・特長：
- シンプルな構成で、業務マニュアルから簡単な情報共有まで手軽に利用できる
- 専門的知識が不要で誰でも利用しやすく、リアルタイムで同時編集が可能
- 単語のリンクによってページを簡単に検索できるため、フォルダ構成や情報整理の必要がない
- 価格：
- PERSONAL / EDUCATION：無料
- BUSINESS：月額1,100円（税込）/ユーザー
- ENTERPRISE：サービスサイトに記載無
- デモ・トライアル：無料トライアルあり
Notion
- 製品サイト：https://www.notion.so/ja-jp
- 開発・提供元：Notion Labs Inc.
- 種類 ：社内wiki系
- 機能・特長：
- メモやタスク管理、社内wikなどさまざまな使い方が可能
- パソコンやタブレット、スマートフォンなどさまざまな端末からアクセスして画像やテキストなど、あらゆる情報を集約できる
- EvernoteやTrelloなど他のツールからの移行が可能。日本語によるチャットやテンプレート、使い方に関する動画が豊富
- 価格：
- フリー：無料
- プラス：8ドル
- ビジネス：15ドル
- エンタープライズ：サービスサイトに記載無
- デモ・トライアル：無料トライアルあり
NotePM
- 製品サイト：https://notepm.jp/
- 開発・提供元：株式会社プロジェクト・モード
- 種類 ：社内wiki系
- 機能・特長：
- 高機能エディタやテンプレート、画像編集機能で誰でも簡単にナレッジの蓄積やマニュアル作成が可能
- WordやExcel、PowerPointにPDFなどファイルの中身まで対象となる強力な検索機能が利用できる
- ページへアクセスしたユーザーの履歴や変更履歴の自動記録、レポート機能など情報共有の状況を把握できる機能もあり
- 価格：初期費用0円。月額4,800円（税込）〜
- デモ・トライアル：無料トライアルあり
Talknote
- 製品サイト：https://talknote.com/
- 開発・提供元：Talknote株式会社
- 種類 ：社内SNS
- 機能・特長：
- 必要な情報を必要なユーザーに共有できるノートは、投稿へコメントやいいねが可能
- タスク機能には業務内容や期限が設定でき、期限を過ぎると通知でタスクの抜け漏れを防止
- タイムラインには時系列でノートが表示されるため、社内の情報をリアルタイムで効率良く収集できる
- 価格：サービスサイトに記載無
- デモ・トライアル：無料トライアルあり
ナレッジマネジメントツールの活用事例
パーソルテンプスタッフ株式会社は、人材派遣やアウトソーシング事業を手掛ける企業です。顧客の持続的な事業成長を目的に、BPO事業企画室がサービスの企画推進業務をおこなっています。
BPO事業企画室の設立当初は、組織自体も小さくプロジェクトの数もそれほど多くなかったため、メンバー間でのやり取りで課題は解決できていました。しかし、BPO市場の拡大とともに組織やプロジェクトが拡大したことから、事業部全体での体系的なナレッジマネジメントを実施する必要がでてきました。
ナレッジマネジメントツールの比較検討をするなかで、自由に検索してさまざまなページを回遊し芋づる式に関連情報をたどれるという理由で、弊社のHelpfeelがBPO運用におけるナレッジマネジメントに最適だという結論に達しました。
導入当初は社内に懐疑的な意見もあったものの、「ナレッジは正解を積み上げていくものではなく、各人の知見を持ち寄って磨いていくもの」というメッセージを発信し続け、運用が軌道に乗ってからは、「今まで探せなかった情報が見つかる」といった声が増え始めました。
現在、Helpfeelの編集は基本的にBPO事業企画室のメンバーがおこなっていますが、ナレッジを投稿してくれた人にはポイント還元するという制度を導入し、「みんなで使い、育てる」という文化の醸成を目指しています。
ナレッジの蓄積や共有に課題を感じている、ナレッジマネジメントツールの導入を検討しているという方は、ぜひHelpfeelについてお気軽にお問い合せください。
