マニュアル作成ツールとは
マニュアル作成ツールとは、テンプレートや画像編集機能といった機能を搭載した、マニュアル作成のためのツールです。
ドキュメントツールや表計算ツールで作成したマニュアルは、必要な情報の検索がしづらく、情報量に応じてファイル容量が増えるため、マニュアルとして利用する際に問題が発生することがあります。マニュアル作成ツールなら、このようなデメリットを払拭することができます。
マニュアル作成ツールを導入するメリット
マニュアルの品質が向上する
文字ばかりで作成されたマニュアルは、読み込むのに時間がかかるうえ、理解に時間がかかります。そのため、使いやすくわかりやすいマニュアルを作成するためには、画像や動画を取り入れ、視覚的な解説を加える必要があります。
マニュアル作成ツールを活用すれば、テンプレートに合わせて画像や動画を簡単に挿入できるため、誰でも理解しやすいマニュアルをスムーズに作成できます。また、視覚情報を取り入れることで、マニュアルの品質向上につながります。
作成、管理工数が削減できる
マニュアル作成に特化した機能を備えているため、少ない工数でマニュアルを作成できます。たとえば、ExcelやWordでマニュアル作成をする場合、レイアウト作成に時間がかかる場合があります。マニュアル作成ツールは、見やすく使いやすいレイアウトを簡単に参照できるので、配置や調整にかかる工数を減らすことができます。
また、運用変更による内容の書き換えや手順の追加をおこなった際、マニュアル作成ツールなら、更新した情報を即座に展開することが可能です。内容確認のためにマニュアルを回覧する必要がなくなることで、管理工数の削減にも役立ちます。
このように、マニュアルの作成や更新・管理の負担を大幅に削減できるのが、マニュアル作成ツールの大きなメリットです。
マニュアルの利用状況が分析できる
マニュアル作成ツールのなかには、マニュアルの利用状況を確認できるものがあります。マニュアル内のページや項目ごとの閲覧数がわかれば、内容の改善が容易になります。重要な項目の閲覧数や閲覧済みのユーザーも把握できるため、必要に応じて閲覧を促すことが可能です。
マニュアル作成ツールの機能
マニュアル作成ツールは、ツールごとにさまざまな機能や特徴があります。重要なのは、必要な機能に合わせ、用途に適したツールを選定することです。
マニュアル作成業務の効率化には、主に以下の3つの機能が役立ちます。
画面キャプチャ機能
パソコンやアプリの操作手順に関するマニュアルを作成する際は、画面キャプチャ機能が便利です。手順ごとの解説に画面キャプチャを添えることで、より伝わりやすくなります。
画面キャプチャ機能は、操作画面を画像として収められる以外に、動画内のワンシーンを画像として切り取ったり、解説のために文字を入れたりすることも可能です。
手順書作成機能
手順書作成機能は、あらかじめ用意されているテンプレートに説明を入力していくだけで、スムーズに手順書を作成できる機能です。
テンプレートはマニュアル作成に特化しているので、初めてマニュアルを作成する方でも、体裁が整った見やすいマニュアルを作成できます。業務手順を説明する際は、この手順書作成機能を備えたツールがおすすめです。
マニュアル作成ツールを選ぶポイント
マニュアル作成ツールは、それぞれに異なった特徴や機能があります。そのため、どのような機能が必要なのか、どのような部分で工数を削減したいのかなどの観点から、目的に適したものを選ばなくてはなりません。
機能面以外に、運用や管理のしやすさも、ツール選定の重要なポイントです。自社で運用・管理できるツールなのか、ベンダーのサポートを受けられるのかといった点は、事前に必ず確認しましょう。
マニュアル作成ツールの比較
マニュアル作成ツールは、さまざまなベンダーが開発・提供しています。今回は主要な10のツールをピックアップして、機能や特長・価格を比較解説していきます。
※公式サイト上で特に推している機能◎、公式サイト上に記載がある機能◯、公式サイト上に記載なしー
その1：COCOMITE
- 製品サイト：https://cocomite.konicaminolta.jp/
- 開発・提供元：コニカミノルタジャパン株式会社
- 主な機能：手順書作成 / 動画編集
- 特長：
COCOMITEは、基本レイアウトに沿って入力していくだけで、簡単にマニュアルを作成できるツールです。画像や動画、PDF、Word、Excel、PowerPointなどの添付が可能です。また、最大5階層までのフォルダ分けができるため、事業や部門業務ごとの使い分けもできます。 - 価格：初期登録料71,500円（税込）、月額24,200円（税込）〜
- デモ・トライアル：無料トライアル可能
その2：Qast
- 製品サイト：https://qast.jp/
- 開発・提供元：any株式会社
- 主な機能：手順書作成
- 特長：
Qastはクラウド型のナレッジ管理ツールです。シンプルなUIで設計されており、マニュアルの作成・管理に活用することができます。また、疑問をQ&Aに投稿して他のユーザーから回答を得る、自らナレッジをwikiへ投稿するといった使い方により、社内版知恵袋を構築可能です。 - 価格：サービスサイトに記載無
- デモ・トライアル：無料デモあり
その3：tebiki
- 製品サイト：https://tebiki.jp/
- 開発・提供元：Tebiki株式会社
- 主な機能：動画編集
- 特長：
tebikiは動画マニュアルの作成に特化しており、スマートフォンやタブレットで撮影した動画を編集して、そのままマニュアル化することができます。音声認識システムによって字幕を自動で作成することができます。さらに、100ヵ国語以上の外国語にも対応しているため、外国人社員向けマニュアルの作成も可能です。 - 価格：サービスサイトに記載無
- デモ・トライアル：無料デモあり、無料トライアル可能
その4：Dojo
- 製品サイト：https://tepss.com/
- 開発・提供元：株式会社テンダ
- 主な機能：画面キャプチャ / 手順書作成 / 動画編集
- 特長：
3,000社以上の導入実績を持つDojoは、マニュアル作成したいアプリを操作するだけで、自動的にキャプチャーを保存できます。また、キャプチャーの保存と同時に、クリックなどのキーボード操作も説明文としてステップ形式で保存できます。キャプチャー内の任意の箇所へモザイクやマスキング処理も可能です。 - 価格：サービスサイトに記載無
- デモ・トライアル：無料トライアル可能
その5：iTutor
- 製品サイト：https://itutor.jp/
- 開発・提供元：株式会社ブルーポート
- 主な機能：画面キャプチャ / 手順書作成 / 動画編集
- 特長：
iTutorは、マニュアル化したい操作を実施するだけで画面の自動録画が可能です。動画編集ソフト不要で、注釈の挿入やスポットライトなどの、動画編集を行うことができます。また、テーマやテンプレートを使った資料作成やテスト問題の作成、トレーニングコンテンツの作成といったテスト機能も備えています。 - 価格：165,000円（税込）〜
- デモ・トライアル：無料トライアル可能
その6：Axelute Document Assistant
- 製品サイト：
https://www.fujitsu.com/jp/solutions/business-technology/aow/document-assistant/ - 開発・提供元：富士通株式会社
- 主な機能：画面キャプチャ / 手順書作成
- 特長：
Axelute Document Assistantは、画面キャプチャを活用した手順書作成に特化したツールです。普段の操作を記録するだけで手順書が自動作成されるため、マニュアル作成の工数削減につながります。また、マニュアルファイルをExcel形式で出力できるため、二次加工も簡単です。 - 価格：サービスサイトに記載無
- デモ・トライアル：サービスサイトに記載無
その7：EZLecture
- 製品サイト：https://www.ezlecture.com/
- 開発・提供元：株式会社ラディアス
- 主な機能：画面キャプチャ / 手順書作成 / 動画編集
- 特長：
EZLectureはライセンス料のみの買い切り型で、ランニングコストがかからないマニュアル作成ツールです。月額料金不要で、無期限のヘルプデスク利用やバージョンアッププログラムの特別価格提供もおこなっています。PowerPointのような直感的な操作で画面キャプチャや動画を編集し、マニュアルとして出力することが可能です。 - 価格：385,000円（税込）〜
- デモ・トライアル：無料デモあり、無料体験版あり
その8：Teachme Biz
- 製品サイト：https://biz.teachme.jp/
- 開発・提供元：株式会社スタディスト
- 主な機能：画面キャプチャ / 手順書作成 / 動画編集
- 特長：
Teachme Bizは、テンプレートに沿って画像や文字を打ち込むだけで、マニュアルを作成できるツールです。マニュアル内に挿入する画像や動画の編集機能が備わっており、スマートフォン・タブレット・パソコンなど好みのデバイスから操作することが可能です。 - 価格：月額55,000円（税込）〜
- デモ・トライアル：無料トライアル可能
その9：toaster team
- 製品サイト：https://toaster.how/
- 開発・提供元：noco株式会社
- 主な機能：画面キャプチャ / 手順書作成 / 動画編集
- 特長：
toaster teamは、累計導入者数2,000社を突破したマニュアルとナレッジを作成できるツールです。文書マニュアルはステップごとに文字や画像、動画、Word、Excelなどを添付できます。多言語・自動翻訳にも対応しており、字幕や声の追加に再生スピードのコントロールなど、動画編集機能も搭載しています。
専用のスマートフォンアプリを使えば、スムーズにマニュアルへのアクセスも可能です。 - 価格：初期費用110,000円（税込）、月額38,500円（税込）〜
- デモ・トライアル：無料トライアル可能
その10：VideoStep
- 製品サイト：https://videostep.io/
- 開発・提供元：株式会社VideoStep
- 主な機能：画面キャプチャ / 手順書作成 / 動画編集
- 特長：
VideoStepは、動画マニュアルの作成に特化したツールです。動画素材やパソコンなどの操作画面、PowerPointからも簡単に動画マニュアルを作成できます。多言語音声AIと機械翻訳が利用できるため、外国人向けマニュアルの作成も可能です。AndroidとiOSのアプリを使えば、オフライン環境でもマニュアル動画を閲覧できます。 - 価格：サービスサイトに記載無
- デモ・トライアル：2週間の無料プランあり
社内FAQをマニュアルとして活用
マニュアル作成ツール選びのポイントは、機能面、運用管理のしやすさ、そして検索機能とお伝えしましたが、それらを満たすツールとして社内FAQを活用する方法があります。
検索ヒット率98％のFAQシステム
弊社が開発・提供するHelpfeelは、マニュアル作成にも利用できるFAQシステムです。マニュアルはユーザーを的確な回答へ導く必要があるため、検索のヒット率が低いとうまく活用できません。
Helpfeelは、ユーザーごとに異なる曖昧な言葉の表現や感情的な表現、スペルミスなどにも対応できる独自技術「意図予測検索」により検索ヒット率98％を実現します。社内FAQによって疑問を自己解決できれば、業務効率化や社内の問い合わせ数削減につながります。
Helpfeel導入の際は専任チームによる手厚い伴走支援、運用中の分析や改善提案も弊社が実施するため、業務負荷が増える心配はありません。
使い勝手のよいマニュアルの作成を検討している方や、マニュアル作成ツールの導入を検討している方は、ぜひHelpfeelについてお気軽にご相談ください。
